時間管理

■什麼是時間管理

時間管理是有效地運用時間，降低變動性。
時間管理的目的：決定什麼事該做，什麼事不該做。
時間管理最重要的功能：是透過事先的規劃，作為一種提醒與指引。


■時間管理的影響因素

1.無法管理外在的要求
主管最大的困擾就是，太多來自外界的干擾，隨時得放下手邊的工作去做別的事情。
時間管理髮展得很快，第一代是建立備忘錄；第二代就需要事先的計劃和準備；第三代會根據你對任務的理解排列優先順序。到了第四代，就是分工合作的授權管理


二、做事沒有方法
　　我們常運用自己所熟悉或直覺想到的方法做事，但事實上，這並不是最有效率的方法。
　　完成一件事情，可以有許多方法，關鍵在於你能否找出最快速的方法。不要毫不考慮的就直接做了，先花幾分鐘的時間衡量一下，有什麼方法可以更有效率的完成事情？

　三、周圍干擾因素
　　周圍眾多干擾因素，是時間流逝的致命殺手，嘈雜聲、雜誌、零食、報紙、美容品、溫度、安全感、方向感、氛圍、性欲、壓力、煙癮、聯想、健康狀況，都是諸多的影響因素。

■時間管理方法
1計劃管理.
2.時間四象限法
應把主要的精力有重點地放在重要但不緊急這個“象限”的事務上是必要的。要把精力主要放在重要但不緊急的事務處理上，需要很好地安排時間。一個好的方法是建立預約。建立了預約，自己的時間才不會被別人所占據，從而有效地開展工作。
工作。

　　時間管理之重要事情
　　如何區別重要與不重要的事情?
　　1.會影響群體利益的事情為重要的事情；
　　2.上級關註的事情為重要的事情；
　　3.會影響績效考核的事情為重要的事情。
　　4.對組織和個人而言價值重大的事情為重要事情。（重大包括金額和性質兩方面。）
　　該時間管理方法常常被以如下圖式表示：


1.對重要和緊急的事情當然是立即就做
　　2.而對不重要不緊急的事情不做
　　3.平時多做重要但不緊急的事情，（因為這是第二象限，常常被稱為第二象限工作法）
　　4.對緊急但不重要的事情選擇做。

 3.有效的時間管理
 美國管理學者彼得·德魯克(P·F·Drucker)認為，有效的時間管理主要是記錄自己的時間，以認清時間耗在什麼地方； 管理自己的時間，設法減少非生產性工作的時間； 集中自己的時間，由零星而集中，成為連續性的時間段。

4.時間abc分類法
將自己工作按輕重緩急分為：a（緊急、重要）、b（次要）、c（一般）三類；安排各項工作優先順序，粗略估計各項工作時間和占用百分比；在工作中記載實際耗用時間；每日計劃時間安排與耗用時間對比，分析時間運用效率；重新調整自己的時間安排，更有效地工作。

5.考慮不確定性
在時間管理的過程中，還需應付意外的不確定性事件，因為計劃沒有變化快，需為意外事件留時間。有三個預防此類事件發生的方法：第一是為每件計劃都留有多餘的預備時間。第二是努力使自己在不留餘地，又飽受干擾的情況下，完成預計的工作。這並非不可能，事實上，工作快的人通常比慢吞吞的人做事精確些。第三是另準備一套應變計劃。迫使自己在規定時間內完成工作，對你自己能力有了信心，你已仔細分析過將做的事了，然後把它們分解成若幹意境單元，這是正確迅速完成它們的必要步驟。
　　考慮到不確定性，在不忙的時候，把一般的必然要做的工作先儘快解決。
　　在工作中要很好地完成工作就必須善於利用自己的工作時間。工作是無限的，時間卻是有限的。時間是最寶貴的財富。沒有時間，計劃再好，目標再高，能力再強，也是空的。時間是如此寶貴，但它又是最有伸縮性的，它可以一瞬即逝，也可以發揮最大的效力，時間就是潛在的資本。充分合理地利用每個可利用的時間，壓縮時間的流程，使時間價值最大化。

 ■最新的時間管理


GTD的基本方法：GTD的具體做法可以分成收集、整理、組織、回顧與行動五個步驟：

1.收集：就是將你能夠想到的所有的未盡事宜（GTD中稱為stuff）統統羅列出來，放入inbox中，這個inbox既可以是用來放置各種實物的實際的文件夾或者籃子，也需要有用來記錄各種事項的紙張或PDA。收集的關鍵在於把一切趕出你的大腦，記錄下所有的工作 。

2.整理：將stuff放入inbox之後，就需要定期或不定期地進行整理，清空inbox。將這些stuff按是否可以付諸行動進行區分整理，對於不能付諸行動的內容，可以進一步分為參考資料、日後可能需要處理以及垃圾幾類，而對可行動的內容再考慮是否可在兩分鐘內完成，如果可以則立即行動完成它，如果不行對下一步行動進行組織 。

3.組織：個人感覺組織是GTD中的最核心的步驟，組織主要分成對參考資料的組織與對下一步行動的組織。對參考資料的組織主要就是一個文檔管理系統，而對下一步行動的組織則一般可分為：下一步行動清單，等待清單和未來/某天清單。
等待清單主要是記錄那些委派他人去做的工作，未來/某天清單則是記錄延遲處理且沒有具體的完成日期的未來計劃、電子等等。而下一步清單則是具體的下一步工作，而且如果一個項目涉及到多步驟的工作，那麼需要將其細化成具體的工作。
　　
GTD對下一步清單的處理與一般的to-do list最大的不同在於，它作了進一步的細化，比如按照地點（電腦旁、辦公室、電話旁、家裡、超市）分別記錄只有在這些地方纔可以執行的行動，而當你到這些地點後也就能夠一目瞭然地知道應該做那些工作 。

4.回顧：回顧也是GTD中的一個重要步驟，一般需要每周進行回顧與檢查，通過回顧及檢查你的所有清單併進行更新，可以確保GTD系統的運作，而且在回顧的同時可能還需要進行未來一周的計劃工作。

5.執行：現在你可以按照每份清單開始行動了，在具體行動中可能會需要根據所處的環境，時間的多少，精力情況以及重要性來選擇清單以及清單上的事項來行動。